Verfahrensordnung zum Beschwerdeverfahren gemäß § 8 des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes (LkSG)
Anwendungsbereich des Beschwerdeverfahrens
Für NTT DATA haben nachhaltiges Handeln und die Achtung und Wahrung der Menschenrechte oberste Priorität. Wir, die NTT DATA Deutschland SE, setzen sämtliche verpflichtende Anforderungen des LkSG um und halten die Umsetzung nach. Dazu gehört auch ein wirksames Beschwerdeverfahren, das Hinweise auf umweltbezogene und menschenrechtliche Risiken und Verletzungen geben kann.
Über das Beschwerdeverfahren können jegliche Hinweise zu einem potenziellen Verstoß gegen das LkSG eingereicht werden. Somit können alle Hinweise auf Risiken oder Verstöße gegen Menschenrechte oder Umweltsorgfaltspflichten im eigenen Geschäftsbereich der NTT DATA Deutschland SE oder entlang der Lieferkette adressiert werden.
Beschwerdekanäle für Hinweise oder Beschwerden
Beschwerden können über das entsprechende Formular auf unserer Webseite eingereicht werden. Die Eingabemaske steht in den Sprachen Deutsch und Englisch zur Verfügung. Die Nutzung des Formulars ist jederzeit und kostenfrei möglich. Für die Abwicklung des Beschwerdeprozesses wurde die Rolle der/des Beschwerdebeauftragten eingeführt, die durch die/den Menschenrechtsbeauftragte:n erfüllt wird.
Personenbezogene Daten werden vertraulich behandelt. Lediglich die/der Beschwerdebeauftragte und ihre/seine Vertretung haben Einblick in die eingegangene Beschwerde und werden diese vor der weiteren Bearbeitung anonymisieren.
Ablauf des LkSG-Beschwerdeverfahrens
- Einreichen der Beschwerde über die Webseite.
- Hinweisgeber:in erhält eine Eingangsbestätigung.
- Prüfung des Sachverhalts durch die/den Beschwerdebeauftragte:n.
- Einholen einer Stellungnahme von Hinweisgeber:in und/oder Beschuldigten.
- Beschwerdebeauftragte:r beruft das LkSG-Beschwerdekomitee mit Head of Corporate Sustainability, Head of Legal, Head of Compliance, Head of Procurement (bei Beschwerden gegenüber Lieferanten), Head of People (bei Beschwerden gegenüber NTT DATA Deutschland SE) ein.
- Ableiten und Umsetzen von entsprechenden Maßnahmen zur Herstellung der Vereinbarkeit mit dem LkSG.
- Mit dem Feedback durch die/den Beschwerdebeauftragte:n, an den/die Hinweisgeber:in per Mail zu den eingeleiteten Maßnahmen, wird die Beschwerde abgeschlossen.
- Die Maßnahmen werden anlassbezogen und jährlich auf ihre Wirksamkeit überprüft.
Gewährleistung von Schutz vor Benachteiligung oder Bestrafung aufgrund einer Beschwerde
Um den/die Hinweisgeber:in bestmöglich zu schützen, werden folgende Maßnahmen ergriffen:
Zur Eindämmung der Datenverbreitung ist der Personenkreis, welcher personenbezogene Daten einsehen kann, auf zwei Personen (die/der Beschwerdebeauftragte und Vertretung) limitiert
Einhaltung der Datenschutzgrundverordnung zur Sicherung der personenbezogenen Daten
Nach Abschluss des Beschwerdefalls werden alle auf eine Person zurückzuführenden Daten gelöscht
Sollte der/die Hinweisgeber:in dennoch den Eindruck haben, aufgrund der eingereichten Beschwerde Benachteiligung zu erfahren, bitten wir diese/diesen auf die/den Beschwerdebeauftragte:n zuzugehen. Diese/dieser wird dem Sachverhalt mit äußerster Sorgfalt nachgehen.
