Einführung der E-Akte bei Behörden | NTT DATA

Public Sector

Einführung der E-Akte: Heute Weichen stellen – für morgen bereit sein

Dokumente digitalisieren, Aktenplan anpassen, Abläufe ändern.

Dies sind wichtige Schritte bei der Einführung einer elektronischen Akte. Die Umstellung stellt Behörden aber auch vor einige Herausforderungen: Sie belastet die interne Zeit- und Ressourcenplanung und verändert viele grundlegende Abläufe in den Fachabteilungen und in der IT. Damit wird die Umstellung zum strategischen Managementthema. NTT DATA hilft Ihnen dabei, diese Aufgabe zu meistern. Wir beraten Sie bei der Einführung Ihrer E-Akte-Lösung von Anfang an ganzheitlich und individuell.

Verlassen Sie sich auf die jahrzehntelange Erfahrung unserer Mitarbeitenden aus vielfältigen Projekten auf allen föderalen Ebenen der öffentlichen Hand. Im Umgang mit Verwaltungs-, Verfahrens-, Fahndungs- und Strafakten kennen wir uns ebenso aus wie mit Systemen zur Fall- und Vorgangsbearbeitung. Durch dieses umfassende Wissen können wir Ihnen schnell Empfehlungen zur strategischen Weichenstellung und zur technischen und organisatorischen Umsetzung liefern.

Fallbeispiel

Einführung der E-Akte in einer mittelgroßen Landesverwaltung

Eine Landesverwaltung mit mehreren Tausend Arbeitsplätzen plant die Einführung der E-Akte. Erste Aufgaben und Zuständigkeiten innerhalb der Behörde wurden bereits verteilt. Nun soll die Projektleiterin ein geeignetes Produkt auswählen und die Organisation entsprechend vorbereiten. Dabei muss sie technische und organisatorische Anpassungen, aber auch die langfristigen Folgen der Umstellung beachten.

Der Auftrag an NTT DATA: Unterstützung bei der Erstellung eines Vorgehensmodells und bei der Durchführung des Projekts über einen Zeitraum von zwei Jahren. Der grundlegende gemeinsame Ansatz besteht darin, das Vertrauen der Belegschaft in die Veränderungen aufzubauen. Gleichzeitig wollen wir die Umsetzungsverpflichtungen durch kontrolliertes Projekt- und Programmmanagement erfüllen und dem Druck auf die Organisation intelligent begegnen.

Auf Basis etablierter Standards finden wir auch in diesem Fall die passende Lösung als Dreh- und Angelpunkt für einen verlässlichen Vorgehensplan. Diese „Roadmap“ bietet Behördenleitung und Belegschaft die nötige Planungssicherheit. NTT DATA kennt sich mit Zukunftsthemen wie künstlicher Intelligenz und Cloud bestens aus. Dieses Wissen lassen wir von Anfang an in Projekte wie dieses mit einfließen. Damit bleiben Entscheidungen, die heute getroffen werden, auch in Zukunft noch richtig.

Technische Umsetzung

In der Landesverwaltung sind Anwendungen im Betrieb, die die fachlichen Anforderungen seit Jahren erfüllen. Die E-Akte muss ausgerollt und mit den bestehenden Fachverfahren und Systemen der Verwaltung in Einklang gebracht werden. Der Behördenleitung ist es besonders wichtig, einen reibungslosen Übergang von den Altsystemen und -anwendungen zur neuen Landschaft zu schaffen. Gemeinsam entwickeln wir einen Plan, der die bevorstehenden Veränderungen strukturiert und sicherstellt, dass ihr Erfolg messbar ist. Dabei bedienen wir uns Methoden etablierter Standards für das IT-Service-Management und für die Entwicklung technischer Unternehmensstrukturen, wie etwa ITIL oder TOGAF. Diese passen wir so an, dass wir für den individuellen Bedarf die jeweils beste Lösung bieten.

Damit die Einführung der E-Akte optimal gelingt, wählen wir ein bewährtes E-Akte-Produkt. Weil dieses bereits viele Schnittstellen bietet, können wir Anpassungen zeit- und ressourcensparend vornehmen. Außerdem existieren Schulungsmaterialien, die nur noch leicht modifiziert werden müssen. Hinzu kommt, dass andere Behörden schon Erfahrungen mit diesem E-Akte-System gesammelt haben. Sie stehen jetzt für den Wissensaustausch zur Verfügung.

Schließlich schafft NTT DATA so gemeinsam mit der behördeneigenen IT-Abteilung die Grundlagen für die Nutzung und den nachhaltigen technischen Betrieb der E-Akte.

Strategische Grundlagen

Schon die Entscheidung, die Papierakte durch die E-Akte zu ersetzen, ist strategischer Natur und hat weitreichende Folgen. Deshalb prüfen NTT DATA und die Landesverwaltung im Vorfeld gemeinsam eingehend die Erfolgsfaktoren. Zu ihnen gehören interne Aspekte wie etwa die Kenntnisse der Behördenmitarbeiter:innen, aber auch äußere Einflüsse durch zentrale Konsolidierungsvorhaben und mögliche regulatorische Anpassungen.

Eine Umfeld- und Zukunftsanalyse zu Projektbeginn legt das Fundament für die Planung der nächsten Schritte. Die Beteiligten im Haus können sich im Rahmen von Workshops in den folgenden Prozess einbringen. So identifizieren die Teilnehmer:innen interne Vorhaben, die für die E-Akte relevant sind, zum Beispiel Änderungen in der Aufgabenverteilung. Ebenso werden zentrale Vorhaben berücksichtigt, wie die Konsolidierung des Betriebs über verschiedene Verwaltungen hinweg.

Die Behördenleitung legt großen Wert darauf, das Projekt zukunftssicher zu gestalten. Die zunehmende Bedeutung von künstlicher Intelligenz und Cloud-Services ist bereits heute erkennbar. In beiden Themenbereichen nimmt NTT DATA eine Vorreiterrolle ein – von der Grundlagenforschung bis hin zur zuverlässigen Implementierung. So lassen wir unsere eigenen langjährigen Erfahrungen in das Projekt einfließen und bieten der Behörde noch mehr strategische Planungssicherheit.

Organisatorischer Wandel

Durch die Ablösung der Papierakte verändern sich viele Abläufe grundlegend und Zuständigkeiten müssen neu verteilt werden. Um diesen umfassenden digitalen Wandel erfolgreich zu gestalten, entwickelt NTT DATA gemeinsam mit der Behörde einen ganzheitlichen Ansatz. Im Kern besteht er aus einem so genannten Target Operating Model. Dieses Zielmodell beschreibt die zukünftigen Prozesse und wie die Behörde gestaltet sein soll, wenn die E-Akte eingeführt ist.

Dabei zeigt sich, dass sich durch die E-Akte einige Abläufe verändern werden, manche sogar überflüssig werden. Auf Basis der gemeinsam erarbeiteten Ergebnisse führt das Projektteam eine Personalbedarfsermittlung durch und entwirft Entwicklungsszenarien für die Aufbau- und Ablauforganisation. Nach deren Bewertung beschließt die Behördenleitung die Umsetzung innerhalb eines Zeitraums von sechs Monaten.

Da die geplante Neugestaltung den Personalbedarf beeinflusst, sind die betroffenen Mitarbeitenden von Anfang an am Prozess beteiligt. Gleichzeitig werden sie während des gesamten Projektfortschritts von einem eigens angepassten und fundierten Change-Management begleitet. Diese proaktiven Maßnahmen helfen dabei, die Akzeptanz für die strukturellen und personellen Veränderungen zu steigern.

Umbruch, Veränderung, Gestaltung

Die Einführung der E-Akte ist eine Herausforderung für jede Organisation. Wir unterstützen die öffentliche Hand von der ersten Planung bis zur erfolgreichen Umsetzung mit einer bewährten Mischung aus Fachwissen, Branchen-Know-how und Empathie. So haben wir auch in diesem Projekt den Erfolg für alle Beteiligten gesichert.

Geschäftsmann während eines Meetings im Büro. Corporate Business-Team Treffen im Konferenzraum.

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